Question 1

Was ist eine QR-Rechnung?

Accepted Answer

Die QR-Rechnung ist das Schweizer Standardformat für Rechnungen mit einem maschinenlesbaren QR-Code. Sie hat die bisherigen orangenen und roten Einzahlungsscheine vollständig abgelöst. Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen (Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz) und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung durch Banken. Jede professionelle Rechnungs-App in der Schweiz muss QR-Rechnungen erstellen können.

Question 2

Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und regulärer IBAN?

Accepted Answer

Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN für den QR-Zahlungsverkehr in der Schweiz. Sie unterscheidet sich von der regulären IBAN durch die Institutsgruppe (30000–31999 statt der bankspezifischen Nummer). Die QR-IBAN wird ausschliesslich auf QR-Rechnungen verwendet und ermöglicht die automatische Zuordnung von Zahlungen über die QR-Referenz. Sie erhalten die QR-IBAN von Ihrer Bank — sie ist nicht identisch mit Ihrer regulären IBAN.

Question 3

Welche MwSt-Sätze gelten in der Schweiz?

Accepted Answer

In der Schweiz gelten drei MwSt-Sätze: Der Normalsatz von 8,1 % (für die meisten Waren und Dienstleistungen), der reduzierte Satz von 2,6 % (für Lebensmittel, Medikamente, Zeitungen und einige andere Güter) und der Sondersatz von 3,8 % (für Beherbergungsleistungen). Diese Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024. Die MwSt-Pflicht beginnt bei einem Jahresumsatz von CHF 100'000.— (seit 1. Januar 2025).

Question 4

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungs-App?

Accepted Answer

Ab einer MwSt-Pflichtgrenze von CHF 100'000.— Jahresumsatz ist eine professionelle Rechnungsstellung Pflicht. Aber auch darunter ist eine Rechnungs-App sinnvoll: QR-Rechnungen lassen sich nur schwer manuell erstellen, und professionelle Rechnungen stärken das Vertrauen Ihrer Kunden. Kostenlose Lösungen wie Banana Buchhaltung oder das Klara-Gratispaket ermöglichen den Einstieg ohne Kosten.

Question 5

Was kostet eine Rechnungs-App in der Schweiz?

Accepted Answer

Die Kosten reichen von CHF 0.— (Banana Buchhaltung, Klara Gratispaket) bis über CHF 120.— pro Monat (bexio mit allen Modulen). Finito Pro bietet alle 13 Module ab CHF 49.— pro Monat. SmallInvoice startet bei CHF 15.— pro Monat für reine Rechnungsstellung. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Funktionsbedarf ab — nicht nur vom Basispreis.

Question 6

Kann ich von bexio zu Finito Pro wechseln?

Accepted Answer

Ja, Finito Pro bietet einen Migrationsdienst für den Import bestehender Daten aus bexio. Kundenstammdaten, offene Rechnungen und Kontaktinformationen können per CSV-Import oder über die API übernommen werden. Der Wechsel dauert in der Regel weniger als einen Arbeitstag. Während der Übergangsphase können Sie beide Systeme parallel nutzen.

Question 7

Was ist das revDSG und was bedeutet es für meine Rechnungsdaten?

Accepted Answer

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) ist am 1. September 2023 in Kraft getreten und stellt strengere Anforderungen an die Verarbeitung von Personendaten. Rechnungen enthalten Personendaten (Name, Adresse, E-Mail Ihrer Kunden), die gemäss revDSG geschützt werden müssen. Wählen Sie eine Rechnungs-App mit Schweizer Hosting, um sicherzustellen, dass Ihre Daten dem Schweizer Recht unterstehen.

Question 8

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Accepted Answer

In der Schweiz beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen (inkl. Rechnungen) 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Unterlagen jederzeit lesbar und vollständig abrufbar sind. Eine Cloud-basierte Rechnungs-App erfüllt diese Anforderung automatisch.

Question 9

Was ist der Unterschied zwischen Fakturierung und Buchhaltung?

Accepted Answer

Fakturierung bezeichnet das Erstellen und Versenden von Rechnungen — also den Prozess von der Leistungserbringung bis zur Zahlungsanforderung. Buchhaltung umfasst die gesamte Finanzbuchführung: Erfassung aller Geschäftsvorfälle, Kontierung, MwSt-Abrechnung, Bilanz und Erfolgsrechnung. Einige Apps (z. B. SmallInvoice) bieten nur Fakturierung, andere (z. B. bexio, Finito Pro) vereinen beides.

Question 10

Kann ich Rechnungen auf dem Handy erstellen?

Accepted Answer

Ja, die meisten modernen Rechnungs-Apps bieten Mobile Apps oder responsive Weboberflächen. Finito Pro bietet eine vollwertige Mobile App für iOS und Android, mit der Sie Rechnungen erstellen, Offerten versenden, Arbeitszeit erfassen und Zahlungseingänge prüfen können. bexio und Klara bieten ebenfalls Mobile Apps, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang im Vergleich zur Desktop-Version.

Question 11

Wie funktioniert der automatische Bankabgleich?

Accepted Answer

Beim automatischen Bankabgleich wird Ihr Bankkonto mit der Rechnungs-App verbunden. Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen — basierend auf der QR-Referenz, dem Betrag und dem Zahlernamen. Wenn eine Zahlung einer offenen Rechnung zugeordnet werden kann, wird diese automatisch als bezahlt markiert. bexio unterstützt die meisten Schweizer Banken, Finito Pro die grössten Institute.

Question 12

Was passiert, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Accepted Answer

Ein professionelles Mahnwesen umfasst drei Stufen: Erste Mahnung (freundliche Erinnerung nach 10 Tagen), zweite Mahnung (mit Hinweis auf Mahngebühren nach 20 Tagen) und letzte Mahnung (mit Fristsetzung und Androhung von Inkasso nach 30 Tagen). Finito Pro und bexio automatisieren diesen Prozess. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, können Sie ein Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt einreichen.

Question 13

Unterstützt Finito Pro Teilrechnungen und Akontozahlungen?

Accepted Answer

Ja, Finito Pro unterstützt Teilrechnungen, Akontozahlungen, Schlussrechnungen und wiederkehrende Rechnungen. Bei grösseren Projekten (z. B. einer Fassadenrenovation) können Sie Akontozahlungen nach Projektfortschritt fakturieren und am Ende eine Schlussrechnung erstellen, die bereits geleistete Zahlungen berücksichtigt.

Question 14

Kann ich meine eigene Rechnungsvorlage verwenden?

Accepted Answer

Ja, Finito Pro bietet anpassbare Rechnungsvorlagen, in die Sie Ihr Logo, Ihre Farben, Ihre Schrift und individuelle Texte integrieren können. Der Zahlteil mit dem QR-Code wird dabei automatisch im korrekten Format generiert — die Gestaltungsfreiheit betrifft den oberen Teil der Rechnung. bexio und Klara bieten ebenfalls Vorlagen-Anpassungen, allerdings mit unterschiedlichem Grad an Flexibilität.

Question 15

Wie viele Benutzer kann ich in Finito Pro anlegen?

Accepted Answer

Finito Pro hat keine Begrenzung bei der Benutzeranzahl. Im Basispreis ist ein Admin-Benutzer enthalten, weitere Benutzer kosten CHF 15.— pro Monat. Jeder Benutzer kann mit individuellen Rechten ausgestattet werden — z. B. darf ein Mitarbeiter Stunden erfassen, aber keine Rechnungen verschicken. Für einen Betrieb mit fünf Mitarbeitern liegen die Gesamtkosten bei CHF 109.— pro Monat.

Question 16

Kann ich Rechnungen in anderen Währungen erstellen?

Accepted Answer

Ja, Finito Pro unterstützt Rechnungen in CHF und EUR. Für Handwerker im Grenzgebiet (z. B. Basel, Genf, Tessin), die auch Aufträge im benachbarten Ausland ausführen, ist die Multi-Währungs-Unterstützung wichtig. bexio unterstützt ebenfalls mehrere Währungen, Klara ist auf CHF beschränkt.

Question 17

Gibt es eine Schnittstelle zu meinem Treuhänder?

Accepted Answer

bexio bietet den breitesten Treuhänder-Zugang mit direktem Login für den Steuerberater. Bei Finito Pro ist der Treuhänder-Zugang in Entwicklung und wird im Q3 2026 verfügbar sein. Alternativ können Sie Buchhaltungsdaten als CSV oder PDF exportieren und dem Treuhänder übermitteln. Run My Accounts bietet als Alternative einen eigenen Buchhaltungsservice.

Question 18

Ist Finito Pro auch für Nicht-Handwerker geeignet?

Accepted Answer

Ja, obwohl Finito Pro speziell für Dienstleister und Handwerker entwickelt wurde, eignet es sich auch für andere KMU. IT-Berater, Architekten, Ingenieure und Coaches nutzen Finito Pro für die Kombination aus CRM, Projektmanagement und Rechnungsstellung. Die branchenspezifischen Funktionen (Materialverwaltung, Quadratmeterpreise) sind optional und beeinträchtigen die allgemeine Nutzung nicht.

Question 19

Wie sicher sind meine Daten bei Finito Pro?

Accepted Answer

Finito Pro hostet alle Daten in einem Schweizer Rechenzentrum (Tier-4-zertifiziert) mit redundanter Datenhaltung. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS 1.3), die Speicherung mit AES-256-Verschlüsselung. Tägliche Backups, Zugriffskontrollen und regelmässige Sicherheitsaudits gewährleisten den Schutz Ihrer Daten. Die Infrastruktur ist revDSG-konform und wird regelmässig von unabhängigen Auditoren geprüft.

Question 20

Kann ich Finito Pro vor dem Kauf testen?

Accepted Answer

Ja, Finito Pro bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Sie erhalten Zugang zu allen 13 Modulen und können die Software mit Ihren eigenen Daten testen. Nach Ablauf der Testphase können Sie ein Abonnement abschliessen oder die Nutzung beenden — Ihre Testdaten werden nach 30 Tagen gelöscht.

Häufige Fragen zu Rechnungs-Apps in der Schweiz

Häufige Fragen

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