Ratgeber: Professionelle Rechnungsstellung für Schweizer KMU

Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 das einzige Zahlungsinstrument in der Schweiz. Doch viele KMU machen Fehler bei der Erstellung — und riskieren damit Zahlungsverzögerungen oder sogar Rückweisungen durch die Bank. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine korrekte QR-Rechnung erstellen. Der Swiss QR-Code muss zwingend die QR-IBAN des Empfängers (nicht die reguläre IBAN), den Betrag in CHF oder EUR, eine strukturierte Referenz (QR-Referenz oder SCOR) und die vollständigen Empfänger- und Zahlerdaten enthalten. Das Layout des Zahlteils ist ebenfalls vorgeschrieben: A6-Format, Perforation zwischen Empfangsschein und Zahlteil, und der Swiss QR-Code muss 46 × 46 mm gross sein. Fehler bei der QR-IBAN sind der häufigste Grund für Zahlungsprobleme — prüfen Sie die Institutsgruppe (30000–31999 für Schweizer Banken) sorgfältig. Rechnungs-Apps wie Finito Pro, bexio und Klara generieren den QR-Code automatisch und korrekt, sodass technische Fehler praktisch ausgeschlossen sind. Wer noch mit Word-Vorlagen arbeitet, sollte dringend auf eine professionelle Lösung wechseln — der Aufwand für manuelle QR-Code-Generierung steht in keinem Verhältnis zum Fehlerrisiko.

Die korrekte Ausweisung der Mehrwertsteuer auf Rechnungen ist in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben — und dennoch machen viele KMU Fehler, die zu Problemen bei der MwSt-Abrechnung führen. Der häufigste Fehler: Die MwSt-Nummer fehlt auf der Rechnung. Seit 2025 ist die Angabe der MwSt-Nummer (Format CHE-123.456.789 MWST) für alle MwSt-pflichtigen Unternehmen obligatorisch. Fehler Nummer zwei: Der falsche MwSt-Satz wird angewendet. Der Normalsatz beträgt 8,1 %, der reduzierte Satz 2,6 % (für Lebensmittel, Medikamente etc.) und der Sondersatz für Beherbergung 3,8 %. Viele Handwerker wissen nicht, dass bestimmte Leistungen an ausländische Kunden von der MwSt befreit sein können (Reverse Charge). Weitere häufige Fehler: Keine separate Ausweisung der MwSt (Brutto statt Netto + MwSt), fehlende Angabe des MwSt-Satzes pro Position, keine Unterscheidung zwischen verschiedenen MwSt-Sätzen auf derselben Rechnung, und keine Angabe des Leistungszeitraums. Eine professionelle Rechnungs-App wie Finito Pro oder bexio automatisiert diese Angaben und verhindert die meisten Fehler bereits bei der Rechnungserstellung.

Unbezahlte Rechnungen sind ein Problem für viele Schweizer KMU. Gemäss dem Verband Creditreform liegt die durchschnittliche Zahlungsfrist in der Schweiz bei 32 Tagen — doch rund 15 % aller Rechnungen werden verspätet bezahlt, und etwa 3 % fallen ganz aus. Ein professionelles Mahnwesen beginnt mit der Prävention: Klare Zahlungsbedingungen auf der Rechnung (z. B. «zahlbar innert 30 Tagen netto»), Vorauszahlungen oder Akontozahlungen bei grösseren Projekten, und zeitnahe Rechnungsstellung (idealerweise am Tag des Projektabschlusses). Wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, empfehlen wir ein dreistufiges Mahnverfahren: Erste Mahnung nach 10 Tagen (freundliche Erinnerung, ohne Gebühren), zweite Mahnung nach weiteren 10 Tagen (mit Hinweis auf Mahngebühren und Verzugszins), dritte Mahnung nach weiteren 10 Tagen (letzte Mahnung vor Inkasso, mit konkreter Fristsetzung). Finito Pro automatisiert diesen Prozess vollständig: Fällige Rechnungen werden markiert, Mahnungen nach dem definierten Stufenplan automatisch generiert und per E-Mail versendet. Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Forderungen und können bei Bedarf manuell eingreifen.

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, hat direkte Auswirkungen auf die Verarbeitung von Rechnungsdaten. Rechnungen enthalten Personendaten (Name, Adresse, E-Mail des Kunden) und möglicherweise besonders schützenswerte Daten (z. B. bei Gesundheitsdienstleistern). Das revDSG verlangt, dass diese Daten nur für den vorgesehenen Zweck verwendet, angemessen geschützt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Für die Wahl der Rechnungs-App bedeutet das: Achten Sie auf Schweizer Hosting (Daten bleiben in der Schweiz und unterliegen dem Schweizer Recht), Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffskontrollen (wer darf welche Rechnungsdaten sehen?), Löschkonzept (automatische Löschung nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht) und Auftragsbearbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) mit dem Softwareanbieter. Finito Pro, bexio und Run My Accounts hosten in der Schweiz und bieten revDSG-konforme Datenhaltung. Bei internationalen Anbietern (z. B. wenn SmallInvoice oder Banana Cloud-Funktionen nutzen) sollten Sie die Datenhaltungsorte genau prüfen.

Der effizienteste Weg von der Kundenanfrage zur bezahlten Rechnung führt über einen durchdachten Workflow: Erstens die Offerte erstellen (basierend auf einer Vor-Ort-Besichtigung oder einer detaillierten Beschreibung), zweitens die Auftragsbestätigung senden (sobald der Kunde die Offerte akzeptiert), drittens das Projekt anlegen (mit Zeitplan, Ressourcenplanung und Materialbestellung), viertens Arbeitszeit und Material erfassen (idealerweise in Echtzeit via Mobile App), fünftens die Schlussrechnung generieren (aus den tatsächlichen Projektdaten), und sechstens die Zahlung überwachen (mit automatischem Mahnwesen bei Verzug). In den meisten KMU ist dieser Workflow heute fragmentiert: Die Offerte wird in Word erstellt, das Projekt im Kopf verwaltet, die Stunden auf Papier notiert und die Rechnung am Monatsende mühsam zusammengestellt. Mit Finito Pro wird der gesamte Workflow in einem System abgebildet. Die Offerte wird mit einem Klick zum Projekt, die erfassten Stunden und Materialien fliessen automatisch in die Rechnung, und das Mahnwesen läuft automatisiert im Hintergrund. Für einen Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern bedeutet das: Statt am Freitagnachmittag drei Stunden Rechnungen schreiben, erledigen Sie das in 30 Minuten — und haben dabei weniger Fehler.